Il software per note spese e trasferte che porta ogni scontrino dalla bozza al rimborso
Scontrini persi, Excel di fine mese, rimborsi che slittano e costi di trasferta che non finiscono mai sulla commessa giusta. Con Onwork il dipendente carica la spesa con lo scontrino allegato, l'approvatore riceve la notifica e l'amministrazione rimborsa in un click — mentre ogni spesa imputata finisce dritta nel margine della commessa.
Chi lo usa
Dipendenti e trasfertisti, manager approvatori, amministrazione e CFO, PM di commessa
Flusso di approvazione nativo
Ogni spesa segue il ciclo bozza → inviata → approvata → rimborsata. Il rifiuto richiede sempre un motivo: niente rimborsi bloccati senza spiegazione.
Costi veri sulla commessa
Le spese di commessa confermate entrano nel consuntivo e nel calcolo del margine. E puoi rifatturarle al cliente con mark-up configurabile.
Conservazione a norma automatica
Con l'integrazione Aruba DocFly gli scontrini approvati partono da soli in conservazione digitale a norma. Job pianificati e callback: zero azioni manuali.
Tutto quello che Spese gestisce per te.
Dettaglio operativo, senza slogan: ogni capacità qui sotto è nel prodotto oggi.
01
Note spese del dipendente
Il dipendente inserisce le proprie spese in autonomia, con i controlli già impostati dall'azienda.
- Categorie configurabili per azienda: vitto, alloggio, trasporti, auto, materiali, rappresentanza, formazione
- Valuta ISO 4217 con conversione automatica in EUR al cambio del giorno
- Scontrino obbligatorio sopra i 25 € (soglia configurabile)
02
Trasferte e rimborso chilometrico
Per i viaggi in auto propria il rimborso si calcola da solo.
- Tariffe €/km dalle tabelle ACI configurate per la tua azienda
- Importo auto-calcolato: km percorsi × tariffa
- Tipo veicolo e cilindrata: auto, moto, bici
03
Spese di commessa (ProjectExpense)
I costi diretti pagati dall'azienda — licenze, certificazioni, materiali — imputati alla commessa senza passare dal dipendente.
- Ciclo dedicato draft → confirmed → invoiced, con approvazione del PM di commessa
- Le spese confermate entrano nel margine: Ricavi − Ore × Costo Orario − Spese
- Collegabili alla fattura passiva del fornitore per mostrare il pagato
Come funziona il flusso
Il flusso di Spese, passo per passo.
- 1
Bozza (draft)
Il dipendente crea la spesa con data, categoria, importo e scontrino allegato.
- 2
Inviata
Il submit notifica l'approvatore configurato: manager o direzione finanziaria.
- 3
Approvata o rifiutata
L'approvatore decide dal pannello dedicato. Il rifiuto richiede sempre un motivo.
- 4
Rimborsata (reimbursed)
Chi ha il permesso EXPENSE_REIMBURSE marca il pagamento, anche in blocco dalla nota spese mensile.
- 5
Conservata a norma
Con DocFly attivo lo scontrino approvato parte automaticamente in conservazione digitale a norma.
Funziona meglio insieme.
Spese condivide i dati in tempo reale con il resto di Onwork — un'unica fonte di verità, nessun dato ricopiato a mano.
Commesse
Il software per la gestione delle commesse che collega clienti, attività e ore lavorate
ScopriAvanzamenti
Il software per gli avanzamenti di commessa che trasforma i turni approvati in importi pronti da fatturare
ScopriCosti Dipendente
Il software per i costi del personale che trasforma l'Excel del consulente in margini di commessa
ScopriDomande frequenti
Risposte dirette su Spese: cosa fa e come entra nel tuo flusso di lavoro.
Come funziona il rimborso chilometrico in Onwork?
Inserisci tipo veicolo, cilindrata, km percorsi e tratta Da/A: l'importo si calcola da solo moltiplicando i km per la tariffa €/km delle tabelle ACI configurate per la tua azienda. Aggiungi il motivo viaggio e la spesa è pronta per l'approvazione.
Posso imputare le spese alle commesse?
Sì, in due modi. Le spese del dipendente possono agganciare commessa e attività; le ProjectExpense sono costi diretti pagati dall'azienda che entrano nel consuntivo e nel margine della commessa, e possono essere rifatturate al cliente con mark-up configurabile.
Gli scontrini vengono conservati a norma di legge?
Sì, se è attiva l'integrazione Aruba DocFly: dopo l'approvazione della spesa lo scontrino viene inviato automaticamente in conservazione digitale a norma. Lo stato (In attesa, Inviato, Conservato...) è visibile in tabella e chi ha EXPENSE_ADMIN può richiedere il pacchetto di esibizione PDD o scaricare lo zip dei documenti conservati.